Rolls Royce (RR) adalah sebuah perusahaan global yang memiliki beberapa divisi lebih dari 14 negara. Eksperimen ini beroperasi di empat pasar global : Dirgantara Sipil, Ruang Pertahanan, Kelautan, dan Energi. Pada tahun 1996, Perusahaan Rolls Royce mengalihkan 90% dari fungsi IT ke kontraktor yang disebut Electronic Data Services (EDS). EDS bertanggung jawab mengawasi struktur IT serta menyediakan solusi bagi kemakmuran perusahaan di masa depan. Perusahaan Rolls Royce menggunakan lebih dari 1.500 sistem yang masih lama(mainframe). Sistem tersebut tidak akurat, mengoperasikannya juga mahal dan sulit dirawat.

Pada tahun 1990-an kebutuhan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) telah diperhatikan oleh RR . Perusahaan RR menggunakan SAP/R3 pada tahun 2001 yaitu sebuah platform ERP yang terdiri dari 12 modul fungsional yang akan membantu Depatemen kedirgantaraannya. RR harus mengatasi banyak tantangan agar implementasi ERP tersebut bisa berhasil.

Untuk mengatasi tantangan yang dihadapi nantinya, RR harus memiliki tim IT yang unggul dan mengembangkan strategi implementasi yang tepat. Proyek ERP terdiri dari tim manajemen ahli dari EDS, yang kemudian mempekerjakan konsultan SAP untuk memberikan bantuan teknis khusus untuk implementasi proyek. Dalam tim proyek, terdapat ahli materi pelajaran (UKM) dan staff yang memiliki pengetahuan dasar tentang hubungan bisnis lintas fungsi dan pengalaman sistem tradisional jangka panjang. Operational Business Unit (OBU) bertanggung jawab atas pelaksanaan perubahan dan pelatihan kerja. Tim ERP di perusahaan Rolls Royce dibagi menjadi tiga kategori yaitu budaya, bisnis, dan teknis.

Tantangan bagi tim budaya yaitu memecahkan masalah yang disebabkan oleh apakah SAP akan diterima oleh pengguna di seluruh perusahaan dan apakah SAP akan menyediakan fungsionalitas yang serupa dengan sistem lama. Tim budaya memutuskan untuk menjelaskan manfaat dari seluruh perusahaan dengan menyelesaikan masalah dengan melatih individu-individu di seluruh perusahaan RR, pengguna ahli dilatih, dan mereka adalah pengguna ahli terlatih. Selain rapat dan presentasi, mereka juga memungkinkan pengguna untuk sepenuhnya memahami dan memanfaatkan fungsionalitas.

Tim bisnis harus menyelesaikan masalah karena SAP membutuhkan struktur proses bisnis yang ketat dan implementasi yang efektif dengan cara menggunakan proses pemetaan dari proses saat ini yaitu merubah dan memtakan lagi dalam organisasi untuk memenuhi persyaratan SAP. Secara keseluruhan, modifikasi mahal pada perangkat lunak SAP harus dihindari.

Sedangkan untuk tim teknis harus menghindari kemungkinan kesalahan data. Tantangan utama mereka adalah membersihkan data selama proses migrasi.  Data harus disaring dan disimpan. Menghindari duplikasi adalah masalah utama RR. Dalam beberapa kasus khusus, RR akan membuat antarmuka dengan sistem lama dan yang pasti membutuhkan data akurat  yang diperoleh dari sistem sebelumnya. Dalam laporan yang dihasilkan dari SAP harus akurat agar data sebelumnya itu benar-benar valid sebelum dimasukkan ke gudang data SAP. Sistem tersebut memerlukan proses beberapa minggu melalui server UNIX, yang menjembatani data dari sistem lama.

Tantangan teknis lainnya yaitu saat peluncuran sistem. ERP dirancang dalam tiga tahap, di mana tahap ketiga sebenarnya implementasi. Pelaksanaan dilakukan dalam dua gelombang. Gelombang pertama berfokus pada pergantian sistem lama. Gelombang kedua mengimplemantasikan eleen yang tersisa, seperti logistik dan SDM yang tidak dikonversi sampai gelombang pertama berhasil.

Tim implementasi RR (termasuk personel EDS dan konsultan SAP) telah menemukan masalah sebelum menerapkan SAP sebagai ERP perusahaan. Masalah ini telah berkembang menjadi kegagalan yang dapat menghambat saat pengimplementasian. Oleh karena itu, implementasi harus dilakukan dengan baik. Rolls Royce terus berharap untuk mengadopsi teknologi, metodologi, dan proses baru untuk membawanya ke tingkat berikutnya.

1. Apa pendapat Anda tentang project implementasi ERP RR? Apakah mereka memilih yang benar strategi implementasi?  Menurut pendapat saya, langkah yang dilakukan oleh perusahaan Rolls Royce sudah tepat sekali, karena ERP dapat memenuhi kebutuhan sistem informasi yang spesifik dari berbagai departemen dalam perusahaan RR. Pengimplementasian ERP membuat semua sistem di perusahaan RR menjadi sistem yang terintegrasi, sehingga komunikasi antar departemen menjadi lebih mudah. Selain itu, ERP memiliki berbagai macam modul fungsional untuk membantu departemen kerdirgantaraannya. Perusahaan RR harus memiliki tim IT yang unggul seperti personel EDS dan konsultan SAP yang berpengalaman agar proses pengimplementasian proyek bisa berkembang secara tepat di masa yang akan datang.
2. Diskusikan faktor penentu keberhasilan dari implementasi RR dan perannya UKM dalam project tersebut! Faktor yang mendukung keberhasilan dari implementasi RR yaitu dukungan dari pihak pimpinan dalam keterlibatan sangat penting karena pimpinan bertanggung jawab untuk menciptakan komitmen visi dan misi yang sukses serta memotivasi pengadaan tim proyek, memilih tim yang memiliki kemampuan dan integritas terutama kemampuan pada proses bisnis, manajemen persiapan data, melakukan training untuk user dalam melatih dan mencoba memahami proses dan sistem. Sedangkan peranan UKM dalam project adalah sebagai pengelola hubungan bisnis lintas fungsi serta mempunyai pengalaman pada sistem bisnis sebelumnya.
3. Saran apa yang dapat Anda berikan kepada tim teknis diperlukan RR tentang pendekatan mereka dalam bermigrasi sistem tradisional dengan software SAP? Saat bermigrasi ke sistem yang lama ke sistem yang baru memang masih terasa sulit bagi tim teknis untuk mengimplementasikan software SAP, tetapi tim teknis harus terus berlatih dan terus mencoba serta mampu bekerja sama dalam tim. Karena upaya tersebut bisa menjadi acuan untuk mencapi sebuah tujuan dalam menyelesaikan tantangan mereka yaitu proses pembersihan data. Selain itu, hindari saat mengelola semua data yang tidak akurat, sebab laporan software SAP haruslah memiliki data yang tepat dan akurat bertujuan untuk memvalidasi data yang sebelumnya. Data tersebut harus disaring serta disimpan agar menhindari terjadinya penduplikasian data.