Perubahan teknologi informasi saat ini semakin maju dan sangat dibutuhkan oleh semua perusahaan, salah satunya pada perusahaan yang sedang berkembang. Di era sekarang ini, semua industri telah memasuki kehidupan masyarakat, tidak dapat menyangkal bahwa mereka sudah menyebar ke semua industri tanpa terkecuali. Persaingan global mendorong persaingan yang ketat antar perusahaan, sehingga perusahaan harus mengelola perusahaannya sendiri untuk mencapai tujuannya. Dengan perkembangan dunia bisnis yang semakin luas saat ini, maka perlu dikembangkan sistem akuntansi baru untuk memenuhi kebutuhan informasi yang lebih baik. Tuntutan informasi ini ditandai dengan penggunaan komputer dalam perkembangan teknologi informasi.
PT Putra Indo Cahaya Batam merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang distributor tas dan sudah berdiri hampir 10 tahun lamanya. Tas yang diperjual belikan mulai dari Guccy, Lenore, Michell Jacob, Charles and kaith sempat laku keras dikalangan masyarakat umum karena masyarakat cenderung menyukai dunia fashion. Namun, siapa sangka dibalik suksesnya penjualan tas tersebut pengelolaan sistem keuangan di PT Putra Indo Cahaya Batam masih menggunakan sistem informasi akuntasi yang kurang baik salah satunya pada sistem penjualan dan penerimaan kas.
Sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas adalah salah satu sub sistem dalam informasi akuntansi yang menjelaskan tentang bagaimana tata cara kegiatan penjualan dan penerimaan kas yang benar dan efisien. Hal ini juga terdapat pada sistem pengendalian internal yang juga membutuhkan seperangkat sistem kontrol yang dapat melindungi sistem itu dari kecurangan, baik itu manipulasi data atau inventaris.
Penerapan sistem informasi akuntansi dalam penjualan tunai dan penerimaan kas di PT Putra Indo Cahaya Batam masih belum baik dikarenakan catatan
akuntansi yang digunakan pada penjualan
tunai kurang terperinci atau kurang
lengkap. Hanya ada 3 yang dipergunakan
yaitu jurnal penjualan, jurnal
penerimaan kas dan kartu gudang. Hal ini terlihat dari adanya perangkapan fungsi yaitu fungsi pengiriman sebagai fungsi gudang dan kurangnya data dan kelengkapan dokumen yang dipakai pada penjualan tunai dan penerimaan kas, tidak adanya cap yang dilunasi pada tagihan dari fungsi tunai atau fungsi pengiriman, dan jumlah penerimaan kas dari penjualan tunai disetorkan ke bank pada hari ketiga bukan pada hari transaksi terjadi atau hari berikutnya, itu menyebabkan penyalahgunaan dan pengalihan kas. Kemudian, juga tidak ada pengecekan saldo kas dan cash opname (perhitungan fisik kas yang dimiliki oleh klien) secara berkala atau tiba-tiba oleh kontrol internal.
Untuk menyelesaikan permasalahan tersebut, seharusnya kas atau uang yang diterima
dari klien langsung disetorkan pada saat itu juga atau paling lambat pada esok pagi hari supaya tidak terjadi penimbunan data kas dan kecurangan yang bisa merugikan perusahaan serta karyawan. Selain itu, pada fungsi kas dan fungsi finance harus dipisahkan agar fungsi kas hanya akan menerima pembayaran dari klien dan juga penyetoran ke bank. Sedangkan di bagian pencatatan dan pembukuan sebaiknya dikerjakan oleh karyawan lain atau dilakukan penambahan karyawan khusus, bisa juga diserahkan pada bagian administration dan finance coordinator.
Reorganisasi pada PT Putra Indo Cahaya Batam sangat diperlukan agar setiap karyawan mempunyai tanggung jawab masing-masing dalam organisasi tersebut. Seperti pengelolaan dokumen mulai dari penerimaan kas harian serta pengiriman barang sebaiknya dihandle oleh setiap fungsi, supaya tidak ada penyalahgunaan wewenang dan pengendalian intern bisa tercapai sesuai dengan harapan perusahaan.
Referensi :
Jaya, H. (2018). Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Dalam Meningkatkan Pengendalian Intern (Studi Kasus Pt Putra Indo Cahaya Batam). MEASUREMENT: Journal of the Accounting Study Program, 12(2), 152-167.
